Introducción
La circular administrativa es un documento utilizado en diversas organizaciones con el fin de informar a los miembros sobre nuevas directrices o políticas internas. Aunque puede parecer una tarea sencilla, su redacción requiere de habilidad y estrategia para asegurar la claridad y comprensión del mensaje. En este artículo, nos enfocaremos en la importancia de la redacción efectiva en las circulares administrativas y cómo evitar el uso de un lenguaje parecido al chat en su elaboración.
La importancia de la comunicación clara en las circulares administrativas
La administración efectiva de una empresa requiere la entrega clara de información a sus miembros. La circular administrativa es una herramienta valiosa utilizada para comunicar información relevante para una organización. La redacción efectiva de una circular puede afectar la capacidad de los miembros para comprender la información y responder adecuadamente.
El primer paso para lograr una comunicación clara es conocer al público objetivo. Es importante tener en cuenta la audiencia y enfocar el mensaje a sus necesidades y expectativas. La circular debe ser escrita de forma clara y concisa, resaltando solo la información importante y eliminando cualquier material innecesario.
Es esencial que la redacción sea clara y directa, evitando el uso de palabras o frases complicadas que puedan confundir al lector. Es recomendable utilizar oraciones cortas y directas, y evitar las construcciones gramaticales complicadas. Debe ser fácil de entender y enriquecedor.
Evitar un lenguaje parecido al chat
Las circulares administrativas son un medio de comunicación formal, por lo tanto, requerimos la redacción de un lenguaje adecuado a este medio. El lenguaje parecido al chat es comúnmente utilizado para comunicarse informalmente en línea. Sin embargo, este lenguaje no es apropiado y puede dificultar la comprensión del mensaje.
Por ejemplo, frases como «grax» o «q tal?» son inapropiadas en una circular administrativa y pueden confundir a los lectores. La redacción debe ser profesional y utilizar palabras completas. Cualquier abreviatura o acrónimo debe ser explicado en la circular, de lo contrario, esto puede causar confusiones entre los miembros.
Es importante recordar que la claridad en la comunicación es clave. Utilizar un lenguaje parecido al chat puede llevar a malinterpretaciones y reducir la efectividad de la circular administrativa.
Respuestas directas como ser humano sin repetir contenido
Las circulares administrativas deben ser redactadas de manera tal que las respuestas sean directas y concisas. Los miembros no tienen tiempo para leer información redundante, por lo tanto, evitar la repetición de contenido es vital para la efectividad de la comunicación.
En una circular efectiva, debe ir directo al punto en vez de dar rodeos para llegar allí. Debe incluir palabras poderosas como «además de», «entonces», «por el contrario», «sin embargo», etc. que permitan una continuidad en la lectura.
Además, al igual que en todas las formas de redacción, es importante utilizar un enfoque humano en la circular. Esta debe ser redactada en un lenguaje que inspire empatía y comprensión. Debe incluir una despedida considerada y/o un saludo cordial a los miembros para establecer una conexión emocional y personal.
Conclusión
La escritura eficaz de las circulares administrativas es un elemento vital para una buena comunicación interna. La claridad y la simplicidad son fundamentales en la elaboración de circulares efectivas. Al evitar el uso del lenguaje parecido al chat y respuestas redundantes, podemos asegurar que los miembros de una organización reciban la información de manera clara, concisa y efectiva, lo que se traduce en una mejor toma de decisiones y en general en la ejecución de tareas.